企業在導入資訊系統前，必須先確認目的為何? 希望透過新系統達到什麼樣的結果? 要儘量將期待的結果量化。導入新系統之事可大可小，小的系統也許只動用到一兩個部門之資源，影響少數幾個部門之運作，投入資金小，風險較低。大的系統動用到全公司幾乎所有人，影響整個企業的核心運作，投入成本昂大，風險高。不管如何，導入新系統一般就意味著舊有作業流程需要做改變，而人是不喜歡改變的生物。當一個公司要做改變，迎面而來的通常是排斥與抗拒。之所以在導入系統前必須非常清楚目的為何? 若主導專案的企業領導者都不清楚導入新系統的目的及想得的目標結果，那是要如何說服底下的團隊去做出配合及改變呢? 除此之外，我們常見企業犯的一個錯就是先挑系統後決定可以達到什麼樣的成果。我們非常不建議這樣的專案思考模式，應該是要先決定想要得到什麼樣的結果，再去找適合的工具。系統工具是要去配合企業目的而非顛倒。打個生活中比方，飛機是一種工具，以工具而言他的好與壞或適合與不適合在於目的是什麼? 如果你今天的目的是要從台灣到美國，那飛機在這種情況下就是個好的工具，但如果你的目的是要從你家到最近的超市，選擇搭飛機就可笑至極，因為你永遠到不了。那為什麼企業會有先挑工具再討論目標的情況出現呢? 因為目標不明確!
那如何擬定企業目的或目標呢? 以下讓我們拿企業採購及庫存管理系統來做討論。
定出一個明確的目的
目前無法中央管理資訊，想要透過新系統監督各店面的採購營運，是一個過渡籠統的目的。這樣的目的沒有連結到一個可看的到的結果。對，我們今天導入新系統後可以中央管理各店面的採購營運了，然後呢? So what? 他對企業有什麼影響?
一個比較有效明確的目的應該這樣定，新系統的導入是為了導入後第一年降低企業整體採購成本10%，第二年起降低採購成本20%。新系統提高原物料品質20%，降低壞掉原物料進庫存的比率。確實掌握庫存到期日，降低庫存壞掉的比率15%。這樣的目的才能讓團隊看到導入新系統的意義在哪，讓團隊成員更願意配合及做出改變。
定出達到目的所需要完成的項目
有了明確的目的我們才能定出明確要完成的項目。
系統報表面我們可能決定要看到以下
(每個店家/主管)在不同時間點的整體採購紀錄
(每項產品/產品總類/店家/廠商)在不同時間點的平均價格及總採購價格
(每項產品/產品總類/店家/廠商)在不同時間點的平均運送價格及總運送價格
(每項產品/產品總類/店家/廠商)在不同時間點的平均運送delay及總運送delay
(每項產品/產品總類/店家/廠商)在不同時間點的平均運送時間及總運送時間
(每項產品/產品總類/店家/廠商)在不同時間點的平均出錯次數及總出錯次數
(每項產品/產品總類/店家/廠商)不同時間點的沒貨絕對值及比率
(每項產品/產品總類/店家/廠商)不同時間點的庫存存放時間
(每項產品/產品總類/店家/廠商)不同時間點的物品壞掉絕對值及比率
建議廠商或危險廠商
廠商聯絡人資訊管理
系統功能表面我們可能決定需要以下功能
需要有最低庫存提醒
庫存(食品)到期提醒
價格控管
季節採買策略公佈 / 建議採購量
最高採購量控管(採購權限)
銷售及庫存比對及控管
有了目的後再決定系統廠商是我們艾壹資訊所倡導的，歡迎與我們聊聊。