業務最討厭花費時間在銷售流程管理上!!

之前在當業務時，最討厭每個月都要繳交銷售進度報告，每次都會要拖到最後一刻被行政人員催促才會安排時間來寫銷售進度報告。不是我不重視銷售進度報告，只是就已經有夠忙了，光是回答客戶的問題、幫客戶做報價、跟客戶約訪就已經足以讓我忙到無法準時下班了。現在做了後勤主管，發現團隊裡的第一線業務人員也有著跟我之前相同的問題。我相信他們跟我一樣都了解銷售進度報表的重要，但真的還有好多事情要做，所以只好先犧牲報表。

如何解決這問題呢? 答案就是自動化! 透過自動化來將業務花在整理銷售進度的時間減至最低。以一個做過業務的過來人，我相信業務應當把時間花在與客戶接觸、處理客戶及服務客戶上面，這樣公司才會有營收，大家才有工作。那報表怎麼辦呢? 報表可以幫助業務紀錄客戶基本資料、溝通過程、客戶的喜好、客戶的交易紀錄、成交原因、失敗原因等。這些都是有助於提升在業務開發時的效率及品質。今天讓我來介紹一個銷售程管理CRM, pipedrive。跟大家分享我們公司如何利用pipedrive來將大部分的資料整理工作自動化。

從Email 快速建立客戶檔案或銷售案件

我們的業務可透過pipedrive直接連結到我們的Microsoft 365 Outlook 信箱，從pipedrive的介面讀取郵件，並快速建立客戶檔案或銷售案件。pipedrive可以智慧抓取郵件裡的資料，譬如說email, 可互名稱，公司名稱，電話，地址等，讓業務所要填的資訊降到最低。

Email 快速歸檔到銷售案件下

與客戶洽談的過程中會有許多信件的來往，這些信件都可以透過在pipedrive的介面歸檔到銷售案件下，方便追蹤。這樣的歸檔只需要一個按鍵就能完成。

自動發送訊息客戶

我這邊有規定業務們在收到客戶的報價需求時，需要在第一時間發信謝謝客戶，及蒐集更多報價時所需要的詳細資訊。在報價提供給客戶後若在5個工作天內沒收到客戶的回覆就要發信去做第一次追蹤，若客戶還是沒回應的話，再過5個工作天要發信做第二次追蹤。這些我們現在都可以透過pipedirve自動的發送郵件。pipedrive 還可以依照客戶不同的產品需求及屬性發送不同及客製化的信件內容，非常方便。

自動設立到期日

我們的業務團隊需要在5個工作天內完成與客戶確認規格。確認規格後需要在5個工作天內提供報價給客戶。這些到期日都設在pipedrive裡，被自動設立。

自動設立提醒

設了到期日，就是要提醒業務，pipedrive 幫我們完成了此工作。此外，業務跟客戶的約訪、電話預約、及工作項目提醒也都可以被設立在pipedrive中，自動的被提醒，以保持業務的最佳效率及品質。

自動產出報表

最終，所有的銷售流程都會自動地被紀錄並可以在月底時自動的產出報表供業務團隊及管理團隊做分析及優化。