• Daywey Chen

達到1/2的資訊管理成本

Updated: Jun 10

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這是一個資訊的時代,擁有了資訊可以帶來許多益處,譬如說幫助企業憑著數據做出更佳的市場策略決策、幫助客服人員從歷史交易紀錄清楚的了解客戶的需求及偏好、幫助行銷人員將客戶有興趣的產品資訊寄送給客戶而不是亂撒行銷訊息造成客戶的困擾及反感、協助採購人員了解目前的庫存水位在適當的時間進適當量的貨、幫助業務追蹤潛在客戶銷售流程將短期資源注入在最有機會的客戶上等。擁有資訊極為重要,但若不能將這些資訊加以整理,將這些搜集到的資訊轉換為簡單可理解的訊息內容,也就失去了搜集資訊的意義了。


資訊的整理從搜集階段開始。許多企業利用不同的系統來滿足不統的企業的需求,譬如說企業導入了一個客服軟體(Help Desk)給客服團隊去做客戶電話進線的通話紀錄,在導入了一個客戶關係管理系統(CRM)給業務去記錄銷售流程,在給會計導入了一個會計系統(Accounting)去產出財務報表,最後出貨人員也有自的一套出貨系統(Inventory)去管理倉庫的進、銷、存。諸如此類的案例非常的多,資訊散布在各個不同的資訊系統裡,原本是希望將這些搜集到的資訊加以利用,提升企業營運效率,但最後反而製造了更多的不便及麻煩。結果當然就是資訊管理成本的增加,企業營運效率的降低,最終造成企業整體營運成本的增加,而這些都可歸咎於資訊不流通,資訊不同步的原因。


資訊不流通,資訊不同步可造成幾項無效率的作業包含:


重複輸入同樣的資料

為了要讓不同的系統上有一樣的資訊,將同樣資料重複輸入。譬如說不同的店家要使用同一批廠商,廠商的資訊要重複被輸入在各家店面的系統裡。客戶的資訊要在客戶關係管理系統出現給業務看,同時要重複輸入到出貨系統做出貨紀錄。


不完整的客戶/廠商資訊

同一個客戶在系統A的資料庫不在系統B的資料庫裡。譬如說A客服系統紀錄了客戶昨日打來的抱怨,B業務系統只知道該客戶上週買了一項公司產品所以再次拜訪想增加銷售機會,結果造成客戶更大的不悅。客戶覺得我已經在抱怨你的產品,你不但沒有幫我解決問題還來推銷我新的東西! 這就是資訊不完整的結果。


同樣的客戶不同樣的資訊

聯絡人不同步、資訊打錯、誤以為是不同的客戶但其實是同一個客戶


加倍資訊取得的時間

每次要從不同的系統裡撈資料,大量的增加整理資料的時間,特別是例行性要不斷重複撈取的資訊。每天多浪費1小時在撈資料上,一周就多浪費5小時,這樣一年加起來就是240個小時,也就是說一年約有30個工作天被多浪費在撈取資料上。


那如何更有效率的達到資訊的流通及同步呢? 一種是透過自動的資料拋轉,利用程式將不同系統上的資訊丟出來及寫入,看資料拋轉的時間點是如何設計的,是即時的拋轉還是只有在特定時間做拋轉,若是只有在特定時間做拋轉,譬如說每天上午0300一次,這樣就會有時間差的問題存在。取決於資訊的應用,有些資訊需要即時被同步於不同系統上,有些則可以有些微的不同步。 另外一種方式就是使用一套整合性多工功能系統,一次滿足企業的各種需求,在同一套系統裡運作,直接解決了資訊不流通及不同步的問題,這也是許多整合性軟體的價值,譬如說odoo 就是這樣的一套整合管理系統。

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